Assinatura digital: o que é, como funciona e como fazer em um documento
Qual é a diferença entre assinatura digital e eletrônica?
Quando o assunto é documentos online, essa dúvida é muito recorrente: qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital? Afinal, os termos são parecidos e possuem elementos em comum, a ponto de serem confundidos como sinônimos. Porém, levantamos aqui as principais diferenças entre elas.
Quais são as características da assinatura eletrônica?
Primeiro, vamos tratar de entender melhor o que é uma assinatura eletrônica. Como dissemos anteriormente, ela envolve o uso de meios eletrônicos ou digitais para tornar um ato válido. Portanto, é um termo amplo, pois engloba todos os tipos de assinatura que utilizam essa tecnologia, inclusive a digital. Vamos ver alguns exemplos:
- autenticação com login e senha: este é um dos mais comuns, pois está presente tanto na vida pessoal para acessar e-mail ou redes sociais quanto na profissional para utilizar ferramentas de gestão, por exemplo;
- biometria: como a impressão digital é única, a biometria é usada para identificação de acessos pessoais como contas bancárias;
- reconhecimento facial: outra forma eletrônica frequentemente utilizada para permitir a entrada de pessoas autorizadas em determinados lugares e também acesso via aplicativos para celular;
- tokens: neste caso, uma chave é enviada via SMS ou e-mail para a pessoa confirmar que é ela quem está realizando o acesso pelo meio eletrônico.
Em todos esses casos, para que a assinatura eletrônica tenha validade legal, é necessário que ela seja íntegra (ou seja, garanta que o documento não possa ser alterado), autêntica (isto é, capaz de identificar o autor da assinatura por meio de uma chave privada) e tenha o registro da maneira e do dia em que a assinatura foi feita.
Devido à sua praticidade, a assinatura eletrônica vem sendo cada vez mais utilizada no dia a dia de empresas que precisam firmar documentos com frequência.
Quais são as características que diferem a assinatura digital da eletrônica?
Agora que o conceito dos dois tipos de assinatura está claro, vejamos quais são as suas diferenças.
A assinatura eletrônica reúne todos os formatos utilizados para assinar ou tornar válido um documento ou a identificação de uma determinada pessoa.
Já a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza criptografia para torná-la válida, além de precisar de um certificado digital.
O processo de emissão do certificado digital costuma levar alguns dias úteis. O primeiro passo a ser dado é pagar as taxas referentes ao seu registro e, em seguida, seguir os procedimentos da instituição fornecedora para fazer o registro completo da assinatura.
Em seguida, você poderá usar a sua assinatura em documentos eletrônicos de forma autenticada.
Em quais documentos a assinatura digital pode ser utilizada?
A legislação não faz qualquer restrição desse meio de autenticação, de forma que é possível utilizar a assinatura digital para comprovar a autoria de diversos documentos, tais como (listagem exemplificativa):
- contratos e aditivos;
- documentos relativos à relação de trabalho (folhas de pagamento, rescisões, formulários, advertências);
- receitas médicas, relatórios de saúde;
- ordens de pagamento ou de serviço;
- contratos de compra e venda.
Como funciona a assinatura digital na prática
A exemplo das assinaturas físicas, as digitais têm como função principal designar cada signatário. Empresas que oferecem esse serviço devem seguir um protocolo chamado PKI (Public Key Infrastructure, “Infraestrutura de Chave Pública” em inglês). Ela exige que o provedor utilize um algoritmo matemático para gerar as chaves que pode ser pública ou privada.
Assim, a partir do momento em que uma pessoa firma um documento digital, a assinatura é criada a partir da chave privada por meio de um procedimento seguro seguido pelo assinante.
O algoritmo cria um conjunto de dados que corresponde ao documento assinado – que chamamos de hash – e os criptografa para gerar a assinatura digital que é registrada com o dia e horário em que foi feita, por isso a assinatura perde a validez se o documento for alterado.
Vamos ver um exemplo prático? João é um corretor de seguros e está a ponto de fechar negócio com um cliente. Então, ele envia o contrato digital com sua assinatura para o cliente assinar também. Nele, é enviada uma cópia da chave pública de João capaz de descriptografá-la, o que comprova que o documento foi realmente firmado por João, tornando-o válido.
Em suma, este é o caminho que ocorre quando uma assinatura digital é feita:
- o assinante acessa o documento digital e executa o comando para assiná-lo;
- o hash cria um conjunto de dados correspondente a esse documento;
- sua chave privada criptografa esses dados;
- o documento digital assinado é gerado;
- o assinante envia o documento assinado para que a outra parte assine também;
- os valores do algoritmo do hash e da chave pública descriptografada são verificados e tidos como válidos quando são iguais;
- a outra pessoa que deve assinar o documento o recebe com a informação de que ele foi firmado pela outra parte e que a assinatura é válida.
Quais as vantagens de se utilizar uma assinatura digital?
São vários os benefícios que uma assinatura digital traz, listamos abaixo os principais.
Maior rapidez na assinatura de documentos
A assinatura de documentos físicos passa por um processo moroso quando as partes envolvidas não se encontram no mesmo lugar. Afinal, é preciso que o primeiro signatário o assine e envie à outra pessoa que também deve assinar. Após fazê-lo, ela precisa enviar o documento de volta ao remetente.
Dependendo do local onde as partes residem e da forma de envio escolhida, esse procedimento pode levar dias e retardar as ações contratadas caso suas execuções requeiram o documento assinado.
Com a assinatura digital, esse mesmo processo se torna mais rápido e simples, pois basta um clique para o arquivo ser assinado.
Redução de custos
Você tem ideia da quantidade de gastos que envolvem a assinatura de um documento físico? Bom, vamos verificar cada um.
Começamos pelo envio que envolve os serviços de um motoboy, Correios ou transportadora que levam o documento impresso até um dos assinantes. Aliás, a impressão também requer custos de toner, tinta e papel. Talvez o custo disso pareça pequeno levando em consideração a emissão de 1 documento, mas certamente fará a diferença quando o volume for maior.
Você também precisa de um espaço para armazenar todos esses papéis. Com o passar do tempo, ele deverá ser cada vez maior como vemos em alguns escritórios de contabilidade que possuem salas totalmente dedicadas a guardar documentos impressos.
Diminuição do deslocamento de pessoas e benefícios para o meio ambiente
A assinatura digital também traz o benefício de envolver menos pessoas no processo que precisam se deslocar constantemente para levar os documentos até as partes, o que representa uma enorme vantagem para o meio ambiente.
Talvez alguns não considerem isso tão importante assim, pois que diferença faz um motoboy a menos em meio a tantas empresas que ainda operam com envio de documentos físicos, não é mesmo?
Porém, se cada um fizer a sua parte até que todos façam também, a consequência será a diminuição de Co2 que beneficiará o planeta e as pessoas que nele vivem. Para que todas as empresas possam aderir à assinatura digital, a ZapSign tem planos que atendem às mais variadas necessidades de mercado.
Diminuição na proliferação de vírus e bactérias
Documentos digitais poupam o uso de locais destinados a armazenar os documentos físicos que, por sinal, requerem uma série de cuidados como se certificar de que o lugar seja fresco e com baixa umidade.
Temperaturas altas e ambientes úmidos podem fazer com que os papéis se deteriorem mais rapidamente, o que permite a proliferação de insetos, fungos e bactérias que fazem mal à saúde.
Redução no consumo de papel
Imagine a seguinte situação: um cliente seu pede para rever o contrato (físico) que vocês assinaram há muito tempo, o que te faz ir até a sala onde todos os documentos são armazenados e verificá-los um por um até encontrar o que deseja.
Já pensou no tempo necessário para realizar essa tarefa? É o mesmo tempo que você poderia dedicar a conseguir mais clientes e fazer o seu faturamento crescer. Para encontrar os documentos firmados de forma digital, basta buscá-los na plataforma usada para fazer as assinaturas e pronto. Em menos de 1 minuto você faz o que poderia levar 1 hora ao procurar algum arquivo impresso.
Além do mais, isso também ajuda a reduzir o desmatamento. Sabia que, para cada tonelada de papel, é preciso derrubar em 11 árvores? Considerando que o Brasil tem aproximadamente 19 milhões de empresas e que muitas usam documentos físicos, pense no bem que faremos à natureza ao aderirmos para o digital.
Fechamento de negócios mais rápidos
“Preciso disso para ontem”. Você certamente já ouviu ou disse essa expressão em algum momento no trabalho, certo? Não é para menos, pois os processos comerciais têm se tornado cada vez mais rápidos, o que requer ações que sigam o mesmo ritmo.
Isso faz com que as assinaturas de contrato também precisem ser dinâmicas, o que é benéfico para qualquer tipo de negócio. Enquanto um acordo que envolva assinatura manuscrita leva tempo, a digital é rápida, o que faz com que você tenha mais contratos fechados por mês.
Mobilidade
Você já deixou de assinar um documento por estar em outro estado onde não tem assinatura registrada em cartório? Esse problema não te pertence mais com a assinatura digital, pois você pode firmá-lo onde quer que esteja, até mesmo com o seu celular.
A ZapSign permite que você utilize a plataforma não apenas via desktop, mas também a partir do seu smartphone. Assim, independente de onde estiver, poderá assinar o documento em apenas um clique.
Como fazer uma assinatura digital?
A ZapSign possui uma plataforma própria de assinatura eletrônica.
Desenvolvida especialmente para a coleta de assinaturas eletrônicas e digitais, além de apresentar uma interface simples, intuitiva e fortemente descomplicada, a ferramenta oferece uma solução capaz de simplificar todo o processo de assinatura de documentos eletrônicos. Ao mesmo tempo, ela também garante a total validade jurídica dos documentos assinados.
Além de tudo isso, a plataforma da ZapSign destaca-se por altos níveis de compatibilidade e integração multimídia, podendo ser utilizada tanto por um computador pessoal, como um PC ou notebook, quanto por um dispositivo móvel, como um celular ou tablet.
Ainda no sentido da alta integrabilidade, outra vantagem da ferramenta está no fato de que ela possui, em suas funcionalidades, integração com diversos meios de comunicação digital, que vão desde os tradicionais e-mail e SMS até os principais aplicativos de mensagem do mercado, como WhatsApp e Telegram.
Assim, você não terá dificuldades em utilizar estes canais para enviar os links dos documentos aos seus clientes, parceiros e fornecedores a fim de que eles possam assiná-los facilmente com o dedo, mouse ou da maneira que preferirem.
A ZapSign conta, basicamente, com três diferentes planos de contratação que listamos a seguir.
Plano essencial
O plano essencial é a primeira alternativa possível para você, que deseja utilizar a plataforma de assinatura da ZapSign. O pacote está disponível de forma gratuita, e permite que até cinco documentos sejam assinados por mês.
Esta é uma boa opção para aqueles que desejam, antes de aderir definitivamente à plataforma, experimentá-la, a fim de avaliar o quão bem ela se adequa às práticas de gestão de documentos de sua empresa.
Plano profissional
Se você já está convicto em relação às vantagens oferecidas pela contratação da plataforma de assinatura eletrônica da ZapSign, então não tenha dúvidas de que o plano profissional pode ser um bom ponto de partida para o seu negócio. Ao optar por adotar este plano, você pode assinar até 20 documentos por mês.
Além disso, com o plano profissional, além da maior quantidade de assinaturas permitidas, você pode, também, aplicar o conceito de equipe na sua gestão contratual, convidando mais cinco usuários para integrar o seu time e utilizar a plataforma com você.
Plano Completo
Para empresas maiores, que dispõem de uma equipe mais numerosa e que estão habituadas a lidar com um grande fluxo de emissão e recebimento de contratos e outros documentos, o plano completo certamente é o que representa a escolha ideal.
Aos assinantes deste plano, é permitido adicionar até não apenas cinco, mas dez usuários à equipe, além de ser garantida uma quantidade ilimitada de emissões de documentos a cada mês.
Uma vez tendo decidido qual será o plano adotado, você estará pronto para ingressar em nossa plataforma de assinatura digital e eletrônica e começar a assinar seus documentos eletrônicos com ela.
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